Datenlöschrichtlinie

1. Geltungsbereich dieser Richtlinie

Diese Richtlinie gilt für:

• Personenbezogene Daten, die wir über Kontoinhaber, Administratoren und autorisierte Nutzer des Dienstes speichern
• Kundendaten (wie in Abschnitt 3.3 der Datenschutzrichtlinie definiert), deren Löschung ein Unternehmen von uns verlangt, einschließlich Planungs-, Dispositions- und Personaldaten
• Personenbezogene Daten von Website-Besuchern und geschäftlichen Kontakten, soweit wir sie als Verantwortlicher speichern
• Daten, die im Rahmen einer Kontokündigung oder eines Off-Boardings gelöscht werden

Sie gilt nicht für Shadow-Schedule-Audit-Daten, die nach dem kürzeren Zeitplan in Abschnitt 4.4 der Datenschutzrichtlinie gelöscht werden, und auch nicht für Daten, die bei Diensten Dritter liegen, die Sie mit dem Dienst verbinden; für diese gelten die Richtlinien der jeweiligen Anbieter.

2. Wesentliche Begriffsbestimmungen

• "Personenbezogene Daten" bezeichnet Informationen über eine identifizierbare natürliche Person im Sinne des geltenden Rechts (einschließlich PIPEDA in Kanada und der einschlägigen Datenschutzgesetze der US-Bundesstaaten).
• "Kundendaten" bezeichnet Daten, die ein Unternehmen oder dessen Nutzer in den Dienst hochladen oder eingeben, einschließlich Mitarbeiter- und Technikerdatensätzen, Auftragsplänen, Zuweisungen, Standorten, Notizen und Betriebsdaten. Das Unternehmen ist Eigentümer seiner Kundendaten und kontrolliert diese.
• "Anonymisierte Daten" bezeichnet Daten, die unwiderruflich so verändert wurden, dass sie weder für sich allein noch in Verbindung mit anderen zumutbar verfügbaren Informationen dazu verwendet werden können, eine Person oder ein bestimmtes Unternehmen zu identifizieren. Nach ordnungsgemäßer Anonymisierung sind Daten keine personenbezogenen Daten im Sinne des geltenden Rechts mehr.
• "Löschanfrage" bezeichnet eine verifizierte Anfrage auf Löschung personenbezogener Daten oder von Kundendaten, die von einer hierzu berechtigten Person oder von dem Unternehmen gestellt wird, das die Daten kontrolliert.

3. Wie Sie eine Löschanfrage stellen

Sie können eine Löschanfrage stellen, indem Sie:

• Eine E-Mail an support@crisphive.com von der mit Ihrem Konto verknüpften E-Mail-Adresse senden (oder mit einem Nachweis Ihrer Vertretungsbefugnis für das Konto)
• Die Löschfunktionen in Ihren Kontoeinstellungen nutzen, soweit verfügbar
• Uns an die in Abschnitt 13 genannte Postanschrift schreiben

Wir verifizieren jede Löschanfrage, bevor wir ihr nachkommen, um Sie vor betrügerischen oder irrtümlichen Löschungen zu schützen. Können wir eine Anfrage nicht verifizieren, teilen wir Ihnen mit, welche zusätzlichen Angaben wir benötigen. Sind Ihre personenbezogenen Daten in Kundendaten enthalten, die wir im Auftrag eines Unternehmens verarbeiten (zum Beispiel, weil Sie Techniker im Konto eines Unternehmens sind), ist dieses Unternehmen der Verantwortliche für die Daten: Wir leiten Ihre Anfrage an das Unternehmen weiter oder verweisen Sie an dieses und unterstützen das Unternehmen bei der Beantwortung, wie in Abschnitt 6 beschrieben.

4. Löschzeitplan: 30 Tage Aufbewahrung, Anonymisierung und endgültige Entfernung

Sobald eine Löschanfrage verifiziert ist, durchlaufen die Daten die folgenden Phasen. Die Frist beginnt an dem Tag, an dem wir die Anfrage verifizieren ("Tag 0").

Verlangt geltendes Recht eine Löschung nach einem kürzeren Zeitplan oder untersagt es einen Teil dieses Ablaufs, gehen die Anforderungen jenes Rechts vor (siehe Abschnitte 10 und 11). Verlangt geltendes Recht von uns, bestimmte Unterlagen länger aufzubewahren (zum Beispiel Steuer- oder Abrechnungsunterlagen), werden diese Unterlagen nur im erforderlichen Umfang aufbewahrt und im Übrigen gemäß Abschnitt 8 behandelt.

5. Was Anonymisierung bedeutet

Die Anonymisierung nach dieser Richtlinie ist darauf ausgelegt, unwiderruflich zu sein. Je nach Datenbestand umfasst sie eine oder mehrere der folgenden Techniken:

• Dauerhaftes Entfernen oder Vernichten direkter Kennungen (Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kontokennungen, genaue Straßenanschriften)
• Generalisierung von Quasi-Kennungen (zum Beispiel Reduzierung genauer Einsatzorte auf eine Stadt oder Region und genauer Zeitstempel auf ein Datum oder eine Woche)
• Aggregation von Datensätzen, sodass Einträge auf Ebene einzelner Personen nicht mehr bestehen
• Vernichtung sämtlicher Zuordnungstabellen, Schlüssel oder Protokolle, mit denen die verbleibenden Daten wieder einer Person oder einem Unternehmen zugeordnet werden könnten

Im Zusammenhang mit einer verifizierten Löschanfrage bewahren wir keine pseudonymisierten Daten (Daten, die mit einem Schlüssel re-identifiziert werden könnten) über das 30-tägige Fenster in identifizierbarer Form hinaus auf. Anonymisierte Daten werden niemals verkauft und niemals für Marketing, Profiling oder das Training von Modellen in Bezug auf eine identifizierbare Person oder ein identifizierbares Unternehmen verwendet.

6. Außendienstpersonal, das ein Unternehmen verlässt

Unternehmen nutzen den Dienst, um Außendienstpersonal — Techniker, Teams, Fahrer und andere mobile Arbeitskräfte — einzuplanen und zu verwalten. Datensätze über dieses Personal innerhalb des Kontos eines Unternehmens (Profile, Qualifikationen, Einsatzpläne, Auftragshistorie, Notizen und zugehörige Betriebsdaten) sind Kundendaten.

7. Kontoschließung und Off-Boarding von Unternehmen

Wenn ein Unternehmen sein Konto schließt oder ein Konto nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gekündigt wird:

• Kann das Unternehmen seine Kundendaten auf Anfrage vor oder unverzüglich nach der Kündigung exportieren
• Treten die Kundendaten des Kontos und die zugehörigen personenbezogenen Daten anschließend in den Löschzeitplan nach Abschnitt 4 ein, wobei Tag 0 auf das Wirksamkeitsdatum der Kündigung festgelegt wird (oder auf das Datum einer späteren Löschanfrage, wenn das Unternehmen uns bittet, die Daten kurzzeitig für den Export vorzuhalten)
• Werden Abrechnungs-, Steuer- und Einwilligungsunterlagen gesondert aufbewahrt, wie in Abschnitt 8 beschrieben

8. Ausnahmen und rechtliche Aufbewahrungsanordnungen

Wir dürfen bestimmte Daten über den Zeitplan in Abschnitt 4 hinaus aufbewahren, soweit erforderlich auch in identifizierbarer Form, jedoch nur in dem Umfang, in dem dies nach geltendem Recht erforderlich oder zulässig ist, insbesondere um:

• Gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen (zum Beispiel Steuer-, Buchhaltungs- und Abrechnungsunterlagen)
• Nachweise über Einwilligungen und Abmeldeanfragen zu führen, wie nach CASL und gleichwertigen Gesetzen erforderlich
• Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder abzuwehren oder einer Beweissicherungsanordnung (Litigation Hold), einer Vorladung, einer gerichtlichen Anordnung oder einer behördlichen Untersuchung nachzukommen
• Betrug, Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle zu erkennen, zu untersuchen und zu verhindern
• Eine Transaktion abzuschließen, die die Person oder das Unternehmen vor der Löschanfrage angefordert hat

Daten, die aufgrund einer Ausnahme aufbewahrt werden, werden ausschließlich zum Zweck dieser Ausnahme verwendet, sind zugriffsbeschränkt und werden gelöscht oder anonymisiert, sobald die Ausnahme nicht mehr greift.

9. Sicherungskopien und Notfallwiederherstellung

Gelöschte und anonymisierte Daten können vorübergehend in verschlüsselten Sicherungskopien und Notfallwiederherstellungssystemen fortbestehen. Sicherungskopien sind zugriffsbeschränkt, werden für keinerlei aktive Verarbeitung genutzt und im gewöhnlichen Geschäftsgang nach einem rollierenden Zeitplan überschrieben. Sollte jemals eine Sicherungskopie wiederhergestellt werden, die gelöschte Daten enthält, wenden wir die Löschung oder Anonymisierung unverzüglich nach der Wiederherstellung erneut an.

10. Geltendes Recht — Kanada und die Vereinigten Staaten

Diese Richtlinie ist in erster Linie darauf ausgelegt, das Recht Kanadas und der Vereinigten Staaten einzuhalten; dies sind die wichtigsten Rechtsordnungen, in denen wir tätig sind und Kunden betreuen.

11. Nutzer in anderen Rechtsordnungen

Wenn Sie sich im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz befinden, sind Ihre Löschrechte nach der DSGVO und dem gleichwertigen britischen und schweizerischen Recht in den Abschnitten 9 und 13.2 der Datenschutzrichtlinie beschrieben und werden durch diese Richtlinie nicht eingeschränkt: Verifizierte Löschanträge werden ohne unangemessene Verzögerung umgesetzt, und Daten, die wir anonymisieren, werden nach dem von diesen Gesetzen geforderten Standard anonymisiert. Sieht das lokale Recht einer Rechtsordnung eine kürzere Löschfrist oder einen anderen Standard als diese Richtlinie vor, geht das lokale Recht vor.

12. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden über den Dienst oder auf andere angemessene Weise mitgeteilt, und das oben genannte Datum "Gültig ab" wird aktualisiert. Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Wirksamwerden einer Änderung gilt als Annahme der aktualisierten Richtlinie.

13. Kontakt

Fragen zu dieser Richtlinie sowie Löschanfragen können gerichtet werden an:

Sie können sich außerdem an das Office of the Privacy Commissioner of Canada (oder an den zuständigen Beauftragten Ihrer Provinz) oder in den Vereinigten Staaten an den Attorney General Ihres Bundesstaates wenden, wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Löschanfrage nicht im Einklang mit dem geltenden Recht bearbeitet wurde.